Praca zdalna – co mówią przepisy?

W kwietniu 2023 r. weszły w życie nowe przepisy regulujące pracę zdalną. Pracodawcy mieli 6 miesięcy na to, aby je wdrożyć. Poniżej przypominamy kilka podstawowych kwestii, związanych z tym tematem – pomogą też sprawdzić, czy zadanie w firmach zostało wykonane.‍

Praca zdalna, czy praca zdalna okazjonalna?

Praca zdalna (dawniej telepraca) to praca całkowicie lub częściowo wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika, ale uzgodnionym z pracodawcą. Nie musi być ono tożsame z miejscem zamieszkania. Pracownik i pracodawca muszą także ustalić sposób przekazywania sobie informacji. Uwaga! Prawo pracy wyróżnia jeszcze okazjonalną pracę zdalną – gdy pracownik pracuje zdalnie maksymalnie 24 dni w roku. W związku z tym, do okazjonalnej pracy zdalnej nie stosuje się większości przepisów dotyczących "zwykłej" pracy zdalnej. Warto o tym pamiętać.

Dobrowolność!

Inicjatywa może być po stronie pracodawcy lub pracownika. Ważne jest, by obie strony zgadzały się na tę formę pracy. Pracownik musi mieć przecież odpowiednie warunki lokalowe i techniczne. Z drugiej strony, praca zdalna danego pracownika powinna się wpisywać w organizację pracy w firmie. Ważna jest więc dobrowolność z obu stron.

Pracodawca również nie może wypowiedzieć umowy o pracę z tej tylko przyczyny, że pracownik wyraził chęć lub odmówił pracy zdalnej.‍

Jak wprowadzić „HO”?

Możliwość pracy zdalnej można uskutecznić zawierając sprofilowaną umowę o pracę. W trakcie zatrudnienia wystarczy natomiast wniosek pracownika na piśmie lub mailem. Nie trzeba aneksować umowy o pracę. Warto jednak, by obie strony wyraziły zgodę w sposób jednoznaczny, najlepiej na piśmie lub choćby w drodze wymiany korespondencji elektronicznej.

Dodatkowo pracodawca powinien ustalić zasady wykonywania pracy zdalnej – w zależności od sytuacji w danej firmie: w porozumieniu z zakładowymi organizacjami związkowymi (ZOZ), w regulaminie po konsultacji z przedstawicielami pracowników albo w porozumieniu zawartym z danym pracownikiem (gdy nie ma porozumienia z ZOZ, a pracodawca nie wydał regulaminu).To bardzo ważne – trzeba przecież koniecznie ustalić m.in.:

1. którzy pracownicy mogą pracować zdalnie,
2. zasady porozumiewania się, potwierdzania obecności, korzystania z powierzonych narzędzi pracy i materiałów,
3. zasady kontroli, np. wykonywania pracy, przestrzegania przepisów BHP czy wymogów bezpieczeństwa informacji,
4. zasady pokrywania przez pracodawcę kosztów ponoszonych przez pracownika w związku z pracą zdalną (w tym ekwiwalentu).

‍

Osoby na umowach cywilnoprawnych też?

Tak, też! Taka osoba również może złożyć wniosek o pracę zdalną. Obowiązują wtedy takie same zasady, jak w przypadku pracowników z umowami o pracę. Nie dotyczy to jednak umów B2B.

O uprawnieniach pracowników zdalnych napiszemy wkrótce.