Czy zawarlibyście umowę z ważnym kontrahentem w formie pliku głosowego?

Prawdopodobnie większość z nas uznałaby taką formę zawarcia umowy za mało poważną, wskazaną np. w drobnych sprawach życia codziennego, ale nie w kwestiach istotnych dla funkcjonowania prowadzonego przez siebie przedsiębiorstwa. Tylko dlaczego? Przecież zgodnie z kodeksem cywilnym uczestnicy obrotu gospodarczego, z pewnymi zastrzeżeniami, mogą swobodnie decydować o formie, w której zawierają umowy. Czy takie podejście nie wynika z tego, że jesteśmy „dziećmi” epoki słowa pisanego, która zdaje się powoli odchodzić do przeszłości [1]?

Oczywiście tak postawione pytanie jest z mojej strony niejako prowokacją, ponieważ odpowiedź nasuwa się sama. Obecnie trudno wyobrazić sobie sytuację, aby umowa zawarta w formie pliku głosowego była na tyle rozbudowana i szczegółowa, aby ujmowała wszystkie ważne dla danej umowy aspekty i w sposób prawidłowy zabezpieczała strony umowy przed nieuczciwym kontrahentem. Sytuacja ta może się jednak w najbliższym czasie diametralnie zmienić.

Nie sposób bowiem zaprzeczyć zachodzącemu postępowi technologicznemu i tym samym, zmianom naszych dotychczasowych przyzwyczajeń. Wątpliwości? A korzysta ktoś jeszcze z faksu?

Polski ustawodawca, podążając za tymi trendami podjął próbę dostosowania obowiązującego prawa do zmieniającej się rzeczywistości i dopuścił możliwość zawierania umów w „formie dokumentowej”. [2] Przy czym, pod tym pojęciem należy rozumieć każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią. Może więc to być zarówno wiadomość SMS, e-mail, wiadomość na portalu społecznościowym, tytułowa wiadomość głosowa, wiadomość na komunikatorze internetowym, czy też skan własnoręcznie podpisanej umowy, przesłanej za pośrednictwem e-maila. Dla prawnika jest to coś zupełnie innego, niż umowa opatrzona własnoręcznym podpisem [3], czy też utrwalona w formie elektronicznej, opatrzonej podpisem kwalifikowanym [4].

Ważne jest jedynie, aby umowa sporządzona była w sposób umożliwiający ustalenie osoby składającej dane oświadczenie [5]. Można tego dokonać chociażby poprzez identyfikację numeru IP komputera, adresu e-mail, danych konta na portalu społecznościowym lub komunikatorze, numeru telefonu, z którego wysłano e-mail lub wiadomość SMS, obejmujące oświadczenie woli.

Czy powyższy opis umowy zawartej w formie dokumentowej jest Wam w jakikolwiek sposób bliski? Powinien być, ponieważ większość z nas zawiera tego rodzaju umowy prawie codziennie, nie zdając sobie w ogóle z tego sprawy. Czym bowiem są zakupy przez Internet, jak nie zawarciem umowy właśnie w takiej formie?

Tak zawarta umowa będzie ważna i skuteczna, jednakże z uwagi na wcześniej wspomniane kwestie dotyczące jej szczegółowości, a raczej jej braku, to jednak zalecałbym korzystanie z „formy dokumentowej” z ostrożnością, ograniczając jej stosowanie do umów mniej istotnych w ramach prowadzonej przez Państwa działalności.

Niezależnie od tego w jakiej formie zawieralibyśmy umowę, są elementy, na które zawsze powinniśmy zwracać szczególną uwagę, mianowicie:

1. czy druga strona jest uprawniona do zawarcia danej umowy – jeżeli zawierasz umowę ze spółką, to sprawdź w rejestrze KRS, czy kontrahent jest wymieniony jako osoba uprawniona do reprezentacji spółki. Jeżeli umowę miałby podpisać pracownik kontrahenta, upewnij się, że posiada on odpowiednie pełnomocnictwo oraz że zostało ono wystawione przez osobę do tego uprawnioną;
2. sposób wprowadzania zmian do umowy – jeżeli zawarłeś umowę np. w zwykłej formie pisemnej, zastanów się, czy każda jej zmiana musi być zawierana w tej samej formie, czy też wystarczający będzie np. zwykły e-mail lub odręcznie podpisany skan wprowadzonych zmian. W takim wypadku dobrze jest wprowadzić do umowy adresy e-mail, za pośrednictwem których strony będą się ze sobą komunikowały;
3. właściwość sądu – jeżeli masz możliwość wprowadzenia takiego zapisu do umowy, to ustal, aby w wypadku zaistnienia sporu sądem właściwym miejscowo do jego rozpatrzenia był sąd właściwy dla miejsca Twojej siedziby/miejsca prowadzonej działalności. Pozwoli to ograniczyć wysokość ewentualnych kosztów prowadzenia sprawy sądowej;
4. w jakiej formie będą składane oświadczenia woli – oświadczenie woli jest złożone drugiej stronie w momencie, w którym mogła się z nim zapoznać [6], w związku z tym ma znaczenie czy umowa przewiduje składanie takich oświadczeń tylko w formie pisemnej, czy też umowa dopuszcza składanie takich oświadczeń w formie dokumentowej (w kontekście zachowania terminu na złożenie danego oświadczenia woli). Oświadczeniem takim jest np. oświadczenie o wypowiedzeniu umowy;
5. kara umowna – zastanów się nad wprowadzeniem jej do umowy, celem zabezpieczenia się na wypadek niewykonania lub nienależytego wykonania zobowiązania przez kontrahenta. Pamiętaj jednak o tym, że kara umowna powinna być możliwa do wyliczenia już w momencie zawarcia umowy, nie może być ona ustalana na podstawie bliżej nieokreślonych lub niejasnych kryteriów, ponadto nie może ona prowadzić do nieuzasadnionego wzbogacenia wierzyciela [7];
6. zapisy o odstąpieniu od umowy lub jej wypowiedzeniu – oba oświadczenia różnią się w zakresie skutków, jakie wywołują. Odstąpienie od umowy ma ten skutek, że umowa uważana jest za niezawartą od samego początku, a strony zwracają sobie to, co dotychczas świadczyły. Wypowiedzenie natomiast, jeżeli zostało złożone w odpowiedniej formie i terminie, powoduje, że po upływie okresu wypowiedzenia umowa się kończy.

‍

_______________

[1] Ciekawie zagadnienie to opisuje Jacek Dukaj w książce „Po piśmie”.

[2] Art. 77(2) k.c. (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1610).

[3] Art. 78 k.c. (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1610).

[4] Art. 78(1) k.c. Takie oświadczenie woli jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej.

[5] Ustawodawca nie przewidział żadnego zamkniętego katalogu sposobów identyfikacji osób składających dane oświadczenia.

[6] Art. 61 k.c. (t.j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1610).

[7] Wyrok Sądu Najwyższego z dnia 17 maja 2023 r., sygn.. akt: II CSKP 216/22.